Siste oppdatering: 15. april 2019

Introduksjon

WEX er svært opptatt av å beskytte personopplysningene dine. Denne erklæringen forklarer hvordan WEX behandler personopplysninger du sender inn og som vi innhenter og behandler i forbindelse med rekruttering og ansettelse. Begrepet «personopplysninger» refererer også til «personlige data». WEX er behandlingsansvarlig for opplysningene du oppgir gjennom dette nettstedet.

«WEX», «vi» og «oss» refererer til WEX Inc. og partnerne våre som har lyst ut en stilling du søker på. Hver partner er en egen juridisk enhet. Se https://www.sec.gov/Archives/edgar/data/1309108/000130910819000020/wex20181231ex211.htm for mer informasjon.

Denne personvernerklæringen gjelder for personopplysninger som oppgis til oss, enten av deg eller av andre (for eksempel nåværende og tidligere arbeidsgivere). Når vi samler inn og bruker personopplysninger, er retningslinjene våre å kun samle inn det vi trenger og å være åpne om hvorfor og hvordan vi behandler personopplysninger. Vi kan bruke personopplysninger som oppgis til oss for alle de ulike formålene som er beskrevet i denne personvernerklæringen, eller som oppgis på annen måte når opplysningene samles inn. Hvordan vi behandler personopplysningene dine kan variere fra rettskrets til rettskrets, avhengig av gjeldende lovgivning.

Ved å bruke Workday og oppgi personopplysninger til oss, bekrefter du at du har lest denne personvernerklæringen og, i den grad samtykket ditt kreves og er gyldig i henhold til gjeldende lovgivning, samtykker du i innsamling, bruk og deling av slike personopplysninger, inkludert eventuelle sensitive personopplysninger du velger å oppgi, av WEX eller eventuelle tredjepartsmottakere i samsvar med denne personvernerklæringen. Workday og andre tredjeparter som opptrer på vegne av WEX er pålagt å beskytte personopplysninger. Se personvernerklæringen for Workday på https://www.workday.com/en-us/privacy.html .

Innsamling av opplysningene dine

Vi vil samle inn personopplysninger om deg til hjelp i rekrutteringsprosessen og til behandlingen av søknaden din på en stilling hos WEX. Hvis du logger på Workday for å sende inn søknaden din om ansettelse hos WEX, vil du bli bedt om å oppgi opplysninger (inkludert navn, e-postadresse, telefonnummer, adresse, akademiske og faglige kvalifikasjoner og erfaring osv.). I forbindelse med søknaden din kan du velge å oppgi andre opplysninger om deg selv, for eksempel et bilde eller ytterligere biografisk informasjon. Vi vil bruke og behandle disse opplysningene i henhold til gjeldende lovgivning og på måten som beskrives i denne personvernerklæringen. I den grad vilkårene for bruk av andre nettsteder krever samtykke til å importere data fra dem, bekrefter du at du vil innhente slikt samtykke før du importerer opplysninger til Workday.

WEX kan be om ytterligere data og/eller verifisere personopplysningene dine ved å kontakte referanser, referenter og andre tredjeparter.

WEX kan også samle inn opplysninger om deg fra offentlig tilgjengelige informasjonskilder. Som tillatt i henhold til gjeldende lovgivning kan WEX også kjøre bakgrunnssjekker, sjekk av rulleblad og vurderinger, og bruke og oppbevare slike opplysninger under rekrutteringsprosessen.

Opplysningene du oppgir til WEX via Workday, både nå og i fremtiden, oppbevares og behandles av eller på vegne av WEX for formål relatert til nåværende eller fremtidig ansettelse hos WEX.

Sensitive personopplysninger / særlige kategorier av personopplysninger

Du kan oppgi sensitive personopplysninger, ofte kalt særlige kategorier av personopplysninger, til oss (ved å svare på spørsmål eller som en del av søknaden, CV-en din eller annet) som en del av søknaden din til WEX. Hvis du oppgir sensitive personopplysninger, gjør du dette frivillig og samtykker til at slike opplysninger kan brukes av WEX som beskrevet i denne personvernerklæringen og som tillatt i henhold til gjeldende lovgivning. (Sensitive personopplysninger kan for eksempel inkludere opplysninger relatert til din egen rase eller etniske bakgrunn, politisk ståsted, religiøse overbevisninger, medlemskap i fagforeninger, rulleblad, fysisk eller psykisk helse, biometrisk informasjon eller seksuell legning.) WEX vil ikke kreve at du oppgir sensitive personopplysninger om deg selv gjennom Workday, med mindre innsamling av slike opplysninger kreves i henhold til gjeldende lovgivning.

Ved å laste opp og/eller sende inn slike sensitive personopplysninger til WEX, gir du samtykke til at WEX behandler dem for å utføre det bestemte fullmaktsforholdet og samtykker dermed i henhold til gjeldende lov(er) for databeskyttelse.

Oppdatering av og tilgang til opplysningene dine

Det er ditt ansvar å sørge for at personopplysningene dine er nøyaktige og oppdaterte, og å informere oss om eventuelle endringer. Du kan når som helst gå inn på Workday-profilen din for å sjekke eller oppdatere personopplysningene dine.

Bruk av opplysningene dine

Alle personopplysninger du sender inn gjennom Workday vil bli gitt til og delt med WEX, og kan også bli gitt til og delt med andre WEX-tilknyttede selskaper som hjelp til deres rekrutterings- og ansettelsesaktiviteter. Slik deling vil skje i henhold til personvernerklæringen for Workday. Se personvernerklæringen for Workday på https://www.workday.com/en-us/privacy.html.

WEX og andre WEX-partnere opplysningene dine deles med kan, i den grad det tillates av gjeldende lovgivning, bruke personopplysningene dine til noen av eller alle følgende formål:

• Administrere din(e) søknad(er) om ansettelse, evaluere deg for åpne stillinger i hele WEX-nettverket og administrere kandidatprofilen din;
• Evaluere egnetheten din for ansettelse (inkludert for eksempel å gi personopplysningene dine til tredjeparter som gjennomfører bakgrunnssjekker);
• Sende deg e-postvarsler og andre kunngjøringer, be om ytterligere informasjon eller på annet vis kontakte deg om kandidaturet ditt;
• Gjennomføre statistiske analyser og rapporter, inkludert for eksempel om bruk av Workday, demografiske analyser av kandidater, rapporter om WEX’ rekrutteringsaktiviteter og analyser av kilder for å finne kandidater, der loven tillater dette;
• Administrere og styre Workday og kommunisere med deg om det; og
• i tilknytning til alle andre formål du gir opplysningene til WEX for.

Hvis du skulle bli ansatt av WEX, eller et annet selskap tilknyttet WEX, kan alle personopplysninger du sender inn gjennom Workday brukes i forbindelse med ansettelsen som tillatt av gjeldende lovgivning.

Behandlingsaktivitetene som beskrives i denne personvernerklæringen er nødvendige i forbindelse med søknaden din om ansettelse og WEX’ berettigede interesse av å drive en bedrift og være medlem av WEX-nettverket.

Datalagring

Vi vil lagre personopplysningene dine så lenge det vurderes som nødvendig for formålet eller formålene de ble samlet inn for (inkludert som pålagt av gjeldende lover eller forskrifter). Hvis du får avslag på søknaden din, kan WEX lagre og bruke opplysningene du ga WEX via Workday i en rimelig tidsperiode for å håndtere eventuelle spørsmål som skulle oppstå i forbindelse med søknaden din, for å kontakte deg om andre ansettelsesmuligheter og for WEX’ legitime forretningsformål. Vi kan beholde personopplysningene dine i lengre perioder i tilfeller der lover eller forskrifter pålegger lengre lagringstid, og for å etablere, utøve eller forsvare de juridiske rettighetene våre.

Når og hvordan vi deler personopplysninger og steder der de behandles

Vi vil kun dele personopplysningene dine med andre hvis loven tillater at vi gjør det. Når vi overfører eller deler personopplysninger, har vi på plass kontraktsfestede avtaler og sikkerhetsmekanismer som er i samsvar med standardene våre for databeskyttelse, konfidensialitet og sikkerhet, samt gjeldende lover og forskrifter.

WEX er en del av et globalt nettverk med selskaper over hele verden. Personopplysningene dine kan bli overført til og delt med andre WEX-partnere i forbindelse med søknaden din om ansettelse og andre legitime forretningsformål. Som følge av dette kan personopplysningene dine bli overført og oppbevart i et annet land enn landet du befinner deg i. Dette inkluderer land og regioner utenfor EØS-området og land og regioner som ikke har lover som gir en spesifikk beskyttelse av personopplysninger. Du finner en liste over land og regioner der WEX-selskaper befinner seg på https://www.wexinc.com/locations/.

I tilfeller der vi samler inn personopplysningene dine fra innenfor EØS, vil overføring utenfor EEA kun være:

• til en mottaker i en rettskrets EU-kommisjonen har godkjent som en rettskrets med tilstrekkelig beskyttelse av personopplysninger (inkludert USA for personopplysninger som overføres til organisasjoner i USA som er underlagt EU-U.S. Privacy Shield), eller
• i henhold til en avtale som dekker EUs krav til overføring av personopplysninger til databehandlere eller behandlingsansvarlige utenfor EØS.

Vi kan overføre personopplysningene dine til:

• Andre WEX-partnere

Vi kan dele personopplysningene dine med andre WEX-partnere for formålene som beskrives ovenfor (under «Bruk av opplysningene dine»). Besøk oss på https://www.wexinc.com/locations/ for detaljer om hvor WEX’ partnere befinner seg.

• Tredjepartsorganisasjoner som leverer programmer/funksjonalitet, databehandling eller IT-tjenester til oss

Vi bruker tredjeparter til å hjelpe oss med å levere, kjøre og administrere de interne IT-systemene våre. For eksempel leverandører av informasjonsteknologi, skybasert programvare som en tjenesteleverandør, identitetsbehandling, drifting av nettsteder og behandling, dataanalyse, sikkerhetskopiering av data, sikkerhets- og lagringstjenester.

Tredjepartsleverandører som bruker sine egne tredjeparts underleverandører som har tilgang til personopplysninger (underbehandlere). Vi bruker kun tredjepartsleverandører som er bundet til å opprettholde tilstrekkelige sikkerhets- og konfidensialitetsnivåer, til å behandle personopplysninger kun som instruert av WEX, og til å pålegge sine egne underbehandlere de samme forpliktelsene.

• Annen utlevering

Vi kan også utlevere personopplysningene dine til andre tredjeparter for å overholde lover og regler og/eller som ellers beskrevet i denne personvernerklæringen.

Vi kan også dele personopplysningene dine med politimyndigheter, tilsynsmyndigheter og andre offentlige organer, og med fagorganer og andre tredjeparter, som pålagt av og/eller i henhold til gjeldende lover eller forskrifter. Dette inkluderer deling utenfor landet eller regionen du befinner deg i. WEX kan også gjennomgå og bruke personopplysningene dine for å fastslå hvorvidt deling er pålagt eller tillatt.

Personvernrettigheter i Europa

Hvis landet ditt er med i EØS, avhenger det juridiske grunnlaget vårt for innsamling og bruk av personopplysningene dine som beskrevet ovenfor av de aktuelle personopplysningene og den bestemte sammenhengen vi samler dem inn i.

Vi vil imidlertid vanligvis samle inn personopplysninger fra deg kun i tilfeller der du har gitt oss samtykke til det, i tilfeller der vi trenger personopplysningene dine til å inngå en kontrakt med deg (dvs. inngå et ansettelses- eller arbeidsforhold med oss) eller i tilfeller der behandlingen er i vår berettigede interesse og ikke overstyres av dine databeskyttelsesinteresser eller grunnleggende rettigheter og friheter. I noen tilfeller kan vi også være juridisk forpliktet til å samle inn personopplysninger fra deg eller på annet vis trenge personopplysningene for å beskytte dine eller andres vitale interesser.

Under personvernforordningen (GDPR) har du en rekke rettigheter knyttet til personopplysningene dine. Du har rett til å be oss om tilgang til og retting eller sletting av personopplysningene dine, rett til å begrense behandling, rett til å motsette deg behandling og, under visse omstendigheter, rett til dataportabilitet.

Hvis du har gitt samtykke til behandling av personopplysningene dine, har du rett til å trekke tilbake samtykket når som helst. Lovligheten av behandling som skjedde før samtykket ditt ble trukket tilbake vil i så fall ikke bli påvirket.

Hvis du er en europeisk WEX-rekrutt, har du også rett til å sende inn en klage til de relevante tilsynsmyndighetene for databeskyttelse hvis du mener at vi ikke har overholdt personvernforordningens krav til behandling av personopplysningene dine.

Hvis du søker på en stilling i USA, er det WEX Inc. som vil være behandlingsansvarlig for personopplysningene dine. Hvis du bor i Storbritannia, EU- eller EØS-området, eller søker på en stilling i Storbritannia eller i et av EUs eller EØS’ medlemsland, vil den relevante WEX-partneren være behandlingsansvarlig for personopplysningene dine.

Kontakt oss på privacy@wexinc.com hvis du vil utøve noen av rettighetene dine. Vi vil behandle alle forespørsler i henhold til gjeldende lovgivning og innen rimelig tid. Vi anbefaler deg å inkludere dokumenter som beviser identiteten din samt en klar og nøyaktig beskrivelse av forespørselen din.

Valg

Du har ingen lovbestemte eller kontraktsmessige forpliktelser til å oppgi personopplysninger til WEX under rekrutteringsprosessen, og du kan velge å ikke oppgi noen av personopplysningene for formålene som beskrives i denne personvernerklæringen. Avhengig av opplysningene du velger å ikke oppgi, kan det hende at vi ikke vil kunne behandle søknaden, forespørselen eller ansettelsen din for ansettelsesformål.

Sletting

Kontakt oss på privacy@wexinc.com for å be om sletting av personopplysningene dine.

Hvis du vil ha mer informasjon om WEX’ databehandlingsaktiviteter relatert til Workday eller hvis du lurer på noe annet, ber vi deg sende WEX en e-post til privacy@wexinc.com.

Sporingsteknologi

Når du besøker WEX’ nettsider for rekruttering eller rekrutteringsdelene av nettstedet vårt, kan WEX merke seg aktivitetene, interaksjonene og preferansene dine samt transaksjonsinformasjon og annen informasjon om datamaskinen og forbindelsen din (f.eks. IP-adresse) relatert til bruken din av nettstedene og tjenestene våre.

Vi eller tjenesteleverandørene våre kan bruke informasjonskapsler og annen liknende teknologi, f.eks. websignaler, tagger og skript. Vi bruker denne teknologien til å autentisere tilgangen din til rekrutteringsnettstedet vårt.

Sikkerhet

WEX har implementert generelt aksepterte standarder for teknologi og driftssikkerhet for å beskytte personopplysningene dine mot tap, misbruk eller sletting.

Spesielt har WEX iverksatt tilstrekkelige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å hindre uautorisert eller ulovlig avsløring eller behandling av personopplysninger og utilsiktet tap eller sletting av eller skade på personopplysninger.

Endringer i denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen ble sist endret på datoen ovenfor. Vi kan når som helst oppdatere denne personvernerklæringen ved å publisere en oppdatert versjon her. Den nye endrede eller utvidede personvernerklæringen gjelder fra den aktuelle revisjonsdatoen. Vi oppfordrer deg derfor til å sjekke denne personvernerklæringen regelmessig for å holde deg oppdatert om hvordan vi beskytter opplysningene dine.