Dernière mise à jour : 15 avril 2019

Introduction

WEX s’engage à protéger la confidentialité de vos informations à caractère personnel. Le présent avis explique comment WEX traite les informations à caractère personnel que vous nous confiez et que nous collectons et traitons à des fins de recrutement et d’embauche. Le terme « informations à caractère personnel » inclut également les « données à caractère personnel ». WEX est le responsable du traitement des informations que vous nous confiez par le biais de ce site Internet.

Les termes « WEX » et « nous » font référence à WEX Inc. et nos filiales qui ont publié un poste pour lequel vous avez envoyé votre candidature. Chaque filiale est une entité légale distincte. Pour en savoir plus, veuillez consulter https://www.sec.gov/Archives/edgar/data/1309108/000130910819000020/wex20181231ex211.htm.

Le présent Avis de confidentialité s’applique aux données à caractère personnel que vous ou d’autres personnes nous confiez (comme votre employeur actuel ou vos anciens employeurs). Lorsque nous collectons et utilisons des données à caractère personnel, nous ne collectons que les données dont nous avons besoin et nous sommes transparents sur pourquoi et comment nous traitons les données à caractère personnel. Nous pouvons utiliser les données à caractère personnel que nous recevons à toutes fins décrites dans le présent Avis de confidentialité ou indiquées au niveau du point de collecte. Le traitement de vos données à caractère personnel peut varier en fonction du droit applicable de chaque pays.

En utilisant Workday et en nous confiant des informations à caractère personnel, vous reconnaissez que vous avez lu le présent Avis de confidentialité et, dans le cas où votre consentement est nécessaire et valide selon le droit applicable, vous acceptez la collecte, l’utilisation et la divulgation de ces informations à caractère personnel, y compris des informations à caractère personnel sensibles que vous choisissez de nous transmettre, par WEX et tout autre tiers destinataire conformément au présent Avis de confidentialité. Workday ainsi que les autres tiers qui agissent au nom de WEX ont l’obligation de protéger les informations à caractère personnel. Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Workday ici : https://www.workday.com/en-us/privacy.html.

Collecte de vos informations

Afin de nous aider dans le cadre du processus de recrutement et du traitement de votre candidature auprès de WEX, nous collectons des informations à caractère personnel vous concernant. Si vous vous connectez à Workday afin de suivre l’avancée de votre candidature à un poste chez WEX, vous devrez fournir certaines informations (dont votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre adresse, vos qualifications et votre expérience académiques et professionnelles, etc.). Dans le cadre de votre candidature, vous pouvez choisir de nous fournir plus d’informations vous concernant, comme une photographie ou plus d’informations biographiques. Nous utiliserons et traiterons ces informations conformément au droit applicable et comme stipulé dans le présent Avis de confidentialité. Si les conditions d’utilisation d’autres sites Internet exigent que vous ayez leur consentement pour importer leurs données, vous acceptez que vous devez obtenir ce consentement avant d’importer ces informations sur Workday.

WEX peut demander plus de données et/ou vérifier vos informations à caractère personnel en contactant vos références, vos référents et d’autres tiers.

WEX peut également collecter des informations vous concernant à partir de sources d’informations publiques. Selon le droit applicable, WEX peut également procéder à des vérifications des antécédents et du casier judiciaire et utiliser et stocker ces informations durant le processus de recrutement.

Les informations que vous fournissez à WEX via Workday aujourd’hui et à l’avenir seront détenues et traitées par et au nom de WEX aux fins de votre emploi actuel ou futur chez WEX.

Informations à caractère personnel sensibles/catégories spéciales de données à caractère personnel

Dans le cadre de votre candidature auprès de WEX, vous pourriez avoir à nous fournir des informations à caractère personnel sensibles, généralement considérées comme des catégories spéciales de données à caractère personnel (en répondant à des questions ou dans le cadre de votre candidature, CV ou autre). Si vous nous fournissez des informations à caractère personnel, vous le faites de manière volontaire et vous acceptez que ces informations puissent être utilisées par WEX comme indiqué dans le présent Avis de confidentialité et selon le droit applicable. (Les informations sensibles peuvent par exemple avoir trait à la couleur de peau, l’origine ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses, l’appartenance à un syndicat, le contenu du casier judiciaire, la santé physique et mentale, les informations biométriques ou l’orientation sexuelle.) WEX ne vous demandera pas de fournir des informations à caractère personnel sensibles vous concernant via Workday, sauf si la collecte de ces informations est exigée par le droit applicable.

En mettant en ligne et/ou en envoyant de telles données à caractère personnel sensibles à WEX, vous donnez votre consentement exprès au traitement des données par WEX dans le but de mettre en place la relation de travail, et vous donnez donc votre accord dans le cadre du droit sur la protection des données applicable.

Mise à jour et accès à vos informations

Il est de votre responsabilité de mettre à jour vos informations à caractère personnel et de nous informer de tout changement. Vous pouvez accéder à votre profil Workday à tout moment pour évaluer ou mettre à jour vos informations à caractère personnel.

Utilisation de vos informations

Toute information à caractère personnel que vous envoyez via Workday sera transmise et divulguée à WEX et peut également être transmise et révélée à d’autres entreprises associées à WEX pour les assister dans le cadre de leurs activités de recrutement et d’emploi. Cette divulgation sera faite conformément à la politique de confidentialité de Workday le cas échéant. Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Workday ici : https://www.workday.com/en-us/privacy.html.

WEX et les autres filiales de WEX avec lesquelles vos informations à caractère personnel sont partagées peuvent utiliser vos informations à caractère personnel à toutes fins indiquées ci-dessous, conformément au droit applicable :

• gérer votre candidature à un ou plusieurs postes, évaluer si vous convenez à des postes vacants dans le réseau WEX et gérer votre profil de candidat ;
• évaluer si vous convenez au poste (par exemple fournir vos informations à caractère personnel à des tiers à des fins de vérification des antécédents) ;
• vous envoyer des notifications par e-mail et d’autres annonces, vous demander des informations supplémentaires ou vous informer sur la progression de votre candidature ;
• mener des analyses statistiques et générer des rapports (par exemple sur l’utilisation de Workday), des analyses démographiques des candidats, des rapports sur les activités de recrutement de WEX et des analyses des canaux de prospection des candidats, conformément à la loi ;
• administrer et gérer Workday et communiquer avec vous à ce sujet ; et
• autre fin pour laquelle vous avez fourni vos informations à WEX.

Si vous devenez employé(e) de WEX ou d’une autre entreprise associée à WEX, toute information à caractère personnel que vous nous transmettez via Workday peut être utilisée dans le cadre de votre emploi conformément au droit applicable.

Les activités de traitement décrites dans le présent Avis de confidentialité sont nécessaires dans le cadre de votre candidature ainsi que dans le cadre de la protection des intérêts de WEX en termes de gestion de l’entreprise et de participation au réseau WEX.

Conservation des données

Nous conserverons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour réaliser l’objectif pour lesquelles elles ont été collectées (y compris si exigé par le droit ou la règlementation applicable). Si votre candidature n’est pas retenue, WEX peut conserver et utiliser les informations que vous lui avez fournies via Workday pour une période raisonnable afin de gérer toute question qui pourrait se poser en lien avec votre candidature, afin de vous contacter concernant d’autres opportunités d’emploi et à des fins commerciales légitimes de WEX. Nous pouvons conserver vos données à caractère personnel plus longtemps si une période de conservation plus longue est exigée par la loi ou les règlementations et afin d’établir, d’exercer ou de défendre nos droits légaux.

Quand et comment nous partageons les données à caractère personnel et lieux d’exécution du traitement

Nous ne partagerons vos données à caractère personnel que si nous en avons l’autorisation légale. Lorsque nous transférons ou partageons vos données à caractère personnel, nous mettons en place des arrangements contractuels et des mécanismes de sécurité conformes à nos normes de protection des données, de confidentialité et de sécurité ainsi qu’au droit et à la règlementation applicable.

WEX fait partie d’un réseau d’entreprises mondial. Vos informations à caractère personnel peuvent être transférées et divulguées à d’autres filiales WEX dans le cadre de votre candidature et à d’autres fins commerciales légitimes. Ceci signifie que vos informations à caractère personnel peuvent être transférées et stockées hors du pays où vous vous trouvez. Ceci inclut les pays et les régions en dehors de l’Espace économique européen (EEE) et les pays ou régions dont le droit ne protège pas spécifiquement les informations à caractère personnel. Pour obtenir une liste de pays et de régions où les entreprises WEX sont basées, veuillez consulter https://www.wexinc.com/locations/.

Si nous collectons vos informations à caractère personnel depuis l’EEE, nous ne les transférerons hors de l’EEE que dans certains cas :

• vers un destinataire basé dans un pays approuvé par la Commission européenne qui offre un niveau de protection des données à caractère personnel adéquat (y compris les États-Unis pour les informations à caractère personnel transférées vers les organisations basées aux États-Unis ou concernées par le bouclier de protection des données UE-États-Unis) ; ou
• dans le cadre d’un accord qui couvre les exigences de l’UE pour le transfert de données à caractère personnel vers des sous-traitants ou des responsables du traitement hors de l’EEE.

Nous pouvons transférer vos données à caractère personnel vers :

• D’autres filiales WEX

Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec d’autres filiales WEX aux fins détaillées ci-dessus (à la section Utilisation de vos informations). Pour en savoir plus sur les endroits où sont basées les filiales WEX, veuillez consulter https://www.wexinc.com/locations/.

• Des organisations tierces qui nous fournissent des services informatiques, de traitement des données ou des applications/fonctionnalités

Nous faisons appel à des tiers qui nous fournissent et nous aident à exécuter et gérer nos systèmes informatiques internes. Il s’agit par exemple de fournisseurs de services de technologie de l’information, de gestion de l’identité, d’hébergement de sites Internet, de gestion, d’analyse des données, de sauvegarde, de sécurité, de stockage des données et de logiciels en tant que service basés sur le cloud.

Les fournisseurs tiers peuvent faire appel à leurs propres sous-traitants tiers qui ont accès aux données à caractère personnel. Notre politique est d’utiliser uniquement des fournisseurs tiers qui s’engagent à maintenir des niveaux de sécurité et de confidentialité appropriés, qui traitent les informations à caractère personnel uniquement selon les instructions de WEX et qui exigent que leurs sous-traitants respectent les mêmes obligations.

• Autres divulgations

Nous pouvons également divulguer des informations à caractère personnel à des tiers à des fins de conformité réglementaire et/ou comme indiqué dans le présent Avis de confidentialité.

Nous pouvons également divulguer vos informations à caractère personnel aux autorités policières ou de contrôle ainsi qu’à d’autres agences gouvernementales, organismes professionnels ou autres tiers en vertu du droit et/ou de la règlementation applicable. Ceci peut nous amener à divulguer vos données à un tiers situé hors du pays ou de la région où vous vous trouvez. WEX peut également évaluer et utiliser vos informations à caractère personnel afin de déterminer si la divulgation est nécessaire ou permise.

Droits européens concernant la vie privée

Si vous êtes recruté(e) depuis l’Espace économique européen, la base juridique de notre collecte et de notre utilisation des données à caractère personnel décrites ci-dessus dépend des informations à caractère personnel concernées et du contexte spécifique de la collecte.

Néanmoins, en règle générale, nous ne collectons vos informations à caractère personnel que si nous avons votre accord pour le faire, dans le cas où nous avons besoin de ces informations pour conclure un contrat avec vous (c’est-à-dire démarrer une relation de travail ou d’emploi avec nous) ou si le traitement de ces informations est dans notre intérêt légitime dans les cas où vos intérêts en matière de protection des données ou vos droits fondamentaux ne prennent pas préséance sur nos intérêts. Dans certains cas, nous pouvons également avoir l’obligation légale de collecter certaines de vos informations à caractère personnel afin de protéger vos intérêts vitaux ou ceux de quelqu’un d’autre.

En vertu du règlement général sur la protection des données (RGPD), vous disposez d’un certain nombre de droits concernant vos données à caractère personnel. Vous avez le droit de nous demander l’accès à vos données à caractère personnel, leur rectification ou leur suppression. Vous avez également le droit de limiter ou de refuser le traitement, et dans certaines circonstances, vous avez le droit à la portabilité des données.

Si vous avez donné votre accord pour le traitement de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, ce qui ne portera pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait de votre consentement.

Si vous êtes une recrue européenne de WEX, vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente chargée de la protection des données si vous pensez que nous avons manqué à nos devoirs en matière de protection de vos données à caractère personnel tels que définis dans le RGPD.

Si vous envoyez votre candidature pour un poste aux États-Unis, WEX Inc. sera le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Si vous résidez au Royaume-Uni, dans l’Union européenne ou dans l’Espace économique européen ou que vous envoyez votre candidature pour un poste au Royaume-Uni ou dans l’un des États membres de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, la filiale WEX appropriée sera le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Pour faire valoir vos droits, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@wexinc.com. Nous traiterons toutes les demandes conformément au droit applicable et dans un délai raisonnable. Nous vous recommandons d’inclure des documents qui prouvent votre identité et une description claire et précise de votre demande.

Choix

Vous n’avez aucune obligation statutaire ou contractuelle de fournir des informations à caractère personnel à WEX pendant le processus de recrutement et vous pouvez choisir de ne pas fournir certaines informations à caractère personnel aux fins définies dans le présent Avis de confidentialité. Selon les informations que vous choisissez de ne pas fournir, nous pourrions ne pas pouvoir traiter votre candidature, demande ou embauche.

Suppression

Si vous souhaitez que nous supprimions vos informations à caractère personnel, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@wexinc.com.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur les activités de traitement des données de WEX en lien avec Workday ou si vous avez la moindre question, veuillez contacter WEX à l’adresse privacy@wexinc.com.

Technologies de suivi

Lorsque vous consultez les pages Internet de recrutement de WEX ou les parties de notre site dédiées au recrutement, WEX peut observer vos activités, interactions, préférences, informations de transaction et d’autres informations techniques et de connexion (telles que votre adresse IP) en lien avec votre utilisation de nos sites Internet et de nos services.

Nos fournisseurs de service et nous pouvons utiliser des cookies et d’autres technologies similaires telles que des balises web, des marqueurs et des scripts. Nous utilisons ces technologies pour authentifier votre accès à notre site de recrutement.

Sécurité

WEX a mis en place les normes de sécurité technologiques et opérationnelles généralement acceptées afin d’empêcher toute perte, tout détournement ou toute destruction de vos informations à caractère personnel.

En particulier, WEX a mis en place les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour prévenir toute divulgation et tout traitement non autorisés ou illégaux d’informations à caractère personnel et la perte, la destruction ou la détérioration accidentelles des informations à caractère personnel.

Modifications du présent Avis de confidentialité

La dernière modification du présent Avis de confidentialité a été effectuée à la date indiquée ci-dessus. Nous pouvons mettre à jour le présent Avis de confidentialité à tout moment en publiant la nouvelle version ici. La version modifiée ou mise à jour du présent Avis de confidentialité sera valable dès la date de révision. Nous vous encourageons donc à lire régulièrement le présent Avis de confidentialité afin de savoir comment nous protégeons vos informations.