Laatst bijgewerkt: 15 april 2019

Inleiding

WEX hecht veel waarde aan de privacy van uw persoonsgegevens. In deze verklaring wordt uiteengezet hoe WEX omgaat met de persoonsgegevens die u deelt, alsmede de gegevens die wij verzamelen en verwerken voor wervings- en recruteringsdoeleinden. De term ‘persoonsgegevens’ verwijst ook naar ‘persoonlijke informatie’. WEX is de gegevensbeheerder voor de gegevens die u via deze website verstrekt.

‘WEX’, ‘wij’, ‘we’ en ‘ons’ verwijst naar WEX Inc. en onze gelieerde ondernemingen die een baan hebben gedeeld waarop u solliciteert. Elke gelieerde onderneming is een afzonderlijke juridische entiteit. Ga voor meer informatie naar: https://www.sec.gov/Archives/edgar/data/1309108/000130910819000020/wex20181231ex211.htm.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt, door u of door anderen (zoals uw huidige of vroegere werkgevers). Bij het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens is het ons beleid om uitsluitend die gegevens te verzamelen die we nodig hebben, alsmede om transparant te zijn over de manier waarop en om welke redenen we de persoonsgegevens verwerken. We kunnen de persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt, gebruiken voor alle doeleinden die worden beschreven in deze privacyverklaring of zoals anderszins aangegeven op het moment van verzamelen. De manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kan per rechtsgebied verschillen, afhankelijk van de van de geldende wetgeving.

Door Workday te gebruiken en persoonsgegevens aan ons te verstrekken, erkent u dat u deze privacyverklaring heeft gelezen en, voor zover uw toestemming noodzakelijk is en geldig is volgens de geldende wetgeving, stemt u in met het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van dergelijke persoonsgegevens – waaronder eventuele gevoelige persoonsgegevens die u deelt – door WEX en eventuele externe partijen in overeenstemming met deze privacyverklaring. Workday en andere partijen die in opdracht van WEX handelen, zijn verplicht om uw persoonsgegevens te beschermen. Bekijk het privacybeleid van Workday op https://www.workday.com/en-us/privacy.html .

Verzamelen van uw gegevens

Om ons te helpen bij het wervingsproces en uw sollicitatie op een functie bij WEX, zullen wij uw persoonsgegevens verzamelen. Als u zich aanmeldt bij Workday voor uw sollicitatie op een baan bij WEX, wordt u gevraagd om bepaalde gegevens te verstrekken (waaronder uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, uw academische en professionele kwalificaties en werkervaring). U kunt er in verband met uw aanvraag voor kiezen om andere informatie over uzelf te verstrekken, zoals een foto of aanvullende biografische gegevens; we zullen die informatie gebruiken en verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en op de manier die uiteen wordt gezet in deze privacyverklaring. Voor zover de gebruiksvoorwaarden van andere websites toestemming vereisen om hun gegevens te importeren, gaat u ermee akkoord dat u dergelijke toestemming verkrijgt voordat u enige informatie naar Workday importeert.

WEX kan aanvullende gegevens opvragen en/of uw persoonsgegevens verifiëren door contact op te nemen met uw referenties, de persoon die u heeft doorverwezen en andere derden.

WEX kan ook informatie over u verzamelen uit openbare informatiebronnen. Zoals toegestaan volgens de toepasselijke wetgeving, kan WEX ook achtergrondcontroles, strafbladcontroles en beoordelingen uitvoeren en dergelijke informatie gebruiken en opslaan tijdens het wervingsproces.

De gegevens die u via Workday aan WEX verstrekt, zowel nu als in de toekomst, zullen door of namens WEX worden bewaard en verwerkt voor doeleinden die verband houden met uw huidige of toekomstige tewerkstelling bij WEX.

Gevoelige/speciale categorieën van persoonsgegevens

Als onderdeel van uw sollicitatie bij WEX kunt u gevoelige persoonsgegevens, ook wel speciale categorieën persoonsgegevens genoemd, aan ons verstrekken (zowel door te reageren op vragen of als onderdeel van uw sollicitatie, cv of anderszins). Wanneer u gevoelige persoonsgegevens verstrekt, doet u dat vrijwillig en gaat u ermee akkoord dat dergelijke gegevens door WEX kunnen worden gebruikt zoals uiteengezet in deze privacyverklaring en zoals toegestaan volgens de geldende wetgeving. (Gevoelige persoonsgegevens kunnen gegevens omvatten over uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, vakbondslidmaatschap, strafregisters, lichamelijke of geestelijke gezondheid, biometrische informatie of seksuele geaardheid.) WEX zal u niet verplichten om gevoelige persoonsgegevens over uzelf te verstrekken via Workday, behalve voor zover de verzameling van dergelijke gegevens vereist is onder de toepasselijke wetgeving.

Door dergelijke gevoelige persoonsgegevens te uploaden en/of aan WEX te verstrekken, geeft u uw toestemming voor gegevensverwerking door WEX ten behoeve van het uitvoeren van de specifieke machtigingsrelatie en verleent u uw toestemming onder de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming.

Bijwerken van en toegang tot uw gegevens

Het is uw verantwoordelijkheid om uw persoonsgegevens juist en actueel te houden en ons op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen. U kunt op elk gewenst moment toegang krijgen tot uw Workday-profiel om uw persoonsgegevens te bekijken of bij te werken.

Gebruik van uw gegevens

Alle persoonsgegevens die u via Workday verstrekt, worden aan WEX doorgegeven en kunnen tevens worden gedeeld met andere aan WEX gelieerde bedrijven ten behoeve van hun wervings- en tewerkstellingsactiviteiten. Dergelijk delen van gegevens zal plaatsvinden in overeenstemming met het privacybeleid van Workday. Bekijk het privacybeleid van Workday op https://www.workday.com/en-us/privacy.html.

WEX en andere aan WEX gelieerde ondernemingen waarmee uw persoonsgegevens worden gedeeld, kunnen deze persoonsgegevens gebruiken voor alle of een aantal van de volgende doeleinden, zoals toegestaan onder de geldende wetgeving:

• het beheren van uw sollicitatie(s), u in overweging nemen voor vacatures in het netwerk van WEX en het beheren van uw kandidaatsprofiel;
• het beoordelen van uw geschiktheid voor een baan (met inbegrip van het verstrekken van uw persoonsgegevens aan derden voor het uitvoeren van achtergrondcontroles);
• het sturen van e-mails en andere aankondigingen aan u, het opvragen van aanvullende informatie of anderszins contact met u opnemen over uw kandidatuur;
• het uitvoeren van statistische analyses en rapporten, waaronder over het gebruik van Workday, demografische analyses van kandidaten, rapporten over wervingsactiviteiten van WEX en analyses van de wervingskanalen, indien wettelijk toegestaan;
• het aansturen en beheren van Workday en hierover met u communiceren; en
• met betrekking tot enige doeleinden waarvoor u de informatie aan WEX heeft verstrekt.

Als u werknemer wordt van WEX of een ander aan WEX gelieerd bedrijf, kunnen de persoonsgegevens die u via Workday heeft ingediend worden gebruikt in verband met uw tewerkstelling, zoals toegestaan onder de geldende wetgeving.

De verwerkingsactiviteiten die worden beschreven in deze privacyverklaring zijn noodzakelijk in verband met uw sollicitatie en de legitieme belangen van WEX bij het aansturen van een bedrijf en bij het lidmaatschap van het WEX-netwerk.

Bewaren van gegevens

We bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig wordt geacht voor het doel (de doeleinden) waarvoor deze zijn verzameld (waaronder ook het bewaren zoals vereist onder de geldende wet- of regelgeving). Als uw aanvraag niet succesvol is, kan WEX de informatie die u via Workday heeft verstrekt, gedurende een redelijke periode bewaren en gebruiken voor het afhandelen van zaken die verband houden met uw aanvraag, om contact met u op te nemen met betrekking tot andere vacatures, en voor de legitieme zakelijke doeleinden van WEX. We kunnen uw persoonsgegevens bewaren voor langere periodes waarin verlengde bewaartermijnen zijn vereist door wet- of regelgeving en om onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Wanneer en hoe we persoonsgegevens delen en verwerkingslocaties

We zullen uw persoonsgegevens uitsluitend delen als we hier wettelijk toe gerechtigd zijn. Wanneer we persoonsgegevens overdragen of delen, leggen we contractuele regelingen en beveiligingsmechanismen vast die voldoen aan onze standaarden voor gegevensbescherming, vertrouwelijkheid en beveiliging, alsmede de geldende wet- en regelgeving.

WEX maakt deel uit van een wereldwijd netwerk van bedrijven. Uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen en bekendgemaakt aan andere aan WEX gelieerde ondernemingen in verband met uw sollicitatie en andere legitieme zakelijke doeleinden. Als gevolg hiervan kunnen uw persoonsgegevens worden overgedragen en opgeslagen buiten het land waar u zich bevindt. Dit omvat landen en regio’s buiten de Europese Economische Ruimte (EER), alsmede landen of regio’s die geen wetten hebben die specifieke bescherming bieden voor persoonsgegevens. Zie voor een lijst van landen en regio’s waar de bedrijven van WEX zijn gevestigd https://www.wexinc.com/locations/.

Wanneer we uw persoonsgegevens binnen de EER verzamelen, vindt overdracht naar buiten de EER uitsluitend plaats:

• aan een ontvanger in een door de Europese Commissie goedgekeurd rechtsgebied dat een passend beschermingsniveau biedt voor persoonsgegevens (waaronder persoonsgegevens die worden overgedragen aan organisaties in de Verenigde Staten onder het EU-US Privacy Shield); of
• op basis van een overeenkomst die de EU-vereisten voor de overdracht van persoonsgegevens aan gegevensverwerkers of gegevensbeheerders buiten de EER dekt.

We kunnen uw persoonsgegevens overdragen aan:

• Andere aan WEX gelieerde ondernemingen

We kunnen uw persoonsgegevens delen met andere aan WEX gelieerde ondernemingen voor de hierboven uiteengezette doeleinden (onder het kopje ‘Gebruik van uw gegevens’). Voor meer informatie over de locaties van de aan WEX gelieerde bedrijven, bezoekt u ons op https://www.wexinc.com/locations/.

• Externe organisaties die toepassingen/functionaliteit, gegevensverwerking of IT-services aan ons verstrekken

We maken gebruik van externe partijen om onze interne IT-systemen aan te bieden, uit te voeren en te beheren. Denk hierbij aan aanbieders van informatietechnologie, cloudgebaseerde providers van software als een service, identiteitsbeheer, webhosting en -beheer, gegevensanalyse, gegevens-back-up, alsmede beveiligings- en opslagdiensten.

De externe leveranciers kunnen hun eigen externe onderaannemers gebruiken die op hun beurt ook toegang hebben tot persoonsgegevens (subverwerkers). Het is ons beleid om alleen externe providers te gebruiken met de juiste niveaus van beveiliging en vertrouwelijkheid, zodat persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt zoals opgedragen door WEX, en om dezelfde verplichtingen te doen gelden voor hun subverwerkers.

• Overige bekendmakingen van gegevens

Bovendien kunnen wij persoonsgegevens ook aan andere derden bekendmaken om te voldoen aan wettelijke nalevingsdoeleinden en/of wat anderszins is uiteengezet in deze privacyverklaring.

We kunnen uw persoonsgegevens ook bekendmaken aan rechtshandhavingsinstanties, regelgevende instanties en andere overheidsinstanties, alsmede professionele instanties en andere derde partijen, zoals vereist door en/of in overeenstemming met de geldende wet- of regelgeving. Dit omvat tevens het bekendmaken van uw gegevens buiten het land of de regio waar u zich bevindt. WEX kan uw persoonsgegevens ook controleren en gebruiken om te bepalen of openbaarmaking is vereist of toegestaan.

Europese rechten inzake privacy

Als u wordt aangeworven in de Europese Economische Ruimte hangt onze wettelijke basis voor het verzamelen en gebruiken van de hierboven beschreven persoonsgegeven af van de persoonsgegevens in kwestie en de specifieke context waarin wij deze verzamelen.

Normaal gesproken verzamelen we alleen persoonsgegevens wanneer we uw toestemming hebben om dit te doen, wanneer we de persoonsgegevens nodig hebben om een contract met u aan te gaan (d.w.z. voor het aangaan van een dienstverband of werkrelatie met ons), of waar de verwerking plaatsvindt in onze legitieme belangen en uw gegevensbeschermingsbelangen of fundamentele rechten en vrijheden niet ondermijnd. In sommige gevallen kunnen we ook de wettelijke verplichting hebben om persoonsgegevens over u te verzamelen of kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens anderszins nodig hebben om uw belangen of die van een andere persoon te beschermen.

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens. U behoudt zich het recht voor om bij ons toegang te vragen tot en rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens, het recht om de verwerking te beperken, bezwaar te maken tegen verwerking en in bepaalde omstandigheden het recht op gegevensportabiliteit.

Als u uw toestemming heeft verleend voor de verwerking van uw persoonsgegevens, behoudt u zich tevens het recht voor om deze toestemming op elk gewenst moment in te trekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan het moment waarop u uw toestemming intrekt.

Als u een Europese sollicitant bij WEX bent, heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming als u van mening bent dat wij niet hebben voldaan aan de vereisten van de AVG met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Als u solliciteert op een functie in de Verenigde Staten, is WEX Inc. de beheerder van uw persoonsgegevens. Als u woonachtig bent in het Verenigd Koninkrijk, de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte of solliciteert op een functie in het Verenigd Koninkrijk of in een van de lidstaten van de Europese Unie of Europese Economische Ruimte, is de betreffende partner van WEX de beheerder van uw persoonsgegevens.

Als u uw rechten wilt uitoefenen, neemt u contact met ons op via privacy@wexinc.com. We zullen alle verzoeken verwerken in overeenstemming met de geldende wetgeving en binnen een redelijke termijn. We raden u aan documenten toe te voegen aan uw verzoek die uw identiteit aantonen en een duidelijke en uw aanvraag duidelijk te omschrijven.

Keuze

U heeft geen wettelijke of contractuele verplichting om persoonsgegevens aan WEX te verstrekken tijdens het wervingsproces en u kunt ervoor kiezen om sommige persoonsgegevens niet te verstrekken voor de doeleinden zoals deze zijn uiteengezet in deze privacyverklaring. Afhankelijk van de gegevens die u mogelijk niet wilt delen, kunnen we uw sollicitatie, aanvraag of inwerkproces voor aan werkgerelateerde doeleinden mogelijk niet verwerken.

Verwijdering

Als u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, neemt u contact met ons op via privacy@wexinc.com.

Als u meer informatie wenst over WEX’s gegevensverwerkingsactiviteiten met betrekking tot Workday of wanneer u andere vragen heeft, kunt u een e-mail sturen aan privacy@wexinc.com.

Trackingtechnologieën

Wanneer u de vacaturewebpagina’s van WEX of het vacaturegedeelte van onze site bezoekt, kan WEX uw activiteiten, interacties, voorkeuren, transactie-informatie en andere computer- en verbindingsinformatie (zoals een IP-adres) met betrekking tot uw gebruik van onze websites en onze diensten observeren.

Wij of onze serviceproviders kunnen cookies en andere technologieën die vergelijkbaar zijn met cookies gebruiken, waaronder webbakens, tags en scripts. We gebruiken deze technologieën om uw toegang tot onze vacaturewebsite te verifiëren.

Beveiliging

WEX heeft algemeen aanvaarde normen voor technologie en operationele beveiliging geïmplementeerd om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of vernietiging.
In het bijzonder heeft WEX passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om ongeoorloofde of onwettige openbaarmaking of verwerking van persoonsgegevens en het onopzettelijk verlies of de vernietiging of beschadiging van deze persoonsgegevens te voorkomen.

Wijzigingen van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op de bovenstaande datum. We kunnen deze privacyverklaring op elk gewenst moment bijwerken door hier een bijgewerkte versie te publiceren. De nieuwe, aangepaste of gewijzigde privacyverklaring is van toepassing vanaf de revisiedatum. Daarom raden we u aan om deze privacyverklaring zo nu en dan door te lezen om uzelf te informeren over de manier waarop wij uw informatie beschermen.